Gestão ágil de projetos: o que é e como ela pode beneficiar as ONGs?

Você pode já ter ouvido falar sobre a gestão ágil de projetos, mas hoje sera contextualizado um pouco mais sobre como esse conceito pode transformar a forma como sua organização planeja e executa projetos.

O conceito de gestão ágil existe há muitos anos, mas ganhou força a partir da publicação do “Manifesto Ágil” em 2001, que consiste em um guia para a execução de qualquer tipo de gestão ágil com base em 4 valores e 12 princípios que traduzem as intenções desse modo de enxergar a gestão. Mas o que é a gestão ágil na prática? 

O que é gestão ágil

Muito além de metodologias mirabolantes, ferramentas digitais e “post-its” coloridos na parede, a gestão ágil é uma nova forma de encarar projetos a partir de uma visão mais integrada, com planejamento e execução em ciclos curtos permitindo gerar testes rápidos e recalcular a rota quando necessário. 

Podemos conceituar a gestão ágil como um grande guarda-chuva com diferentes metodologias dentro dele, algumas delas você pode já ter ouvido falar como o “Kanban”, utilizado para acompanhar atividades do dia a dia e o “Scrum”, uma metodologia mais robusta de planejamento e execução com foco na otimização e integração de equipes.

De modo geral, todas as metodologias e ferramentas convergem em um foco principal que é a ideia de que um projeto não é uma jornada linear, estática e definida apenas no seu início. Um projeto é um organismo vivo com diferentes necessidades ao longo do tempo e podemos trabalhar com essas necessidades quando quebramos o projeto em partes menores para execução e aprimoramento a partir dos resultados que vamos coletando durante seu desenvolvimento.

Essa forma de encarar a gestão de projetos pode ser um ponto de virada para muitas organizações, abaixo comento alguns dos principais benefícios do modelo ágil para o terceiro setor. 

Beneficios da gestão ágil para terceirto setor.

1ª Mudanças e adaptações rápidas 

No terceiro setor muitas vezes atuamos em cenários de grandes incertezas para resolver desafios com alta complexidade.  

Nesse exemplo, o nível de complexidade é muito alto e o desenvolvimento do projeto depende de inúmeros fatores e cenários que não são estáveis. Nesse contexto, as metodologias ágeis ajudam, pois permitem planejar e executar ciclos curtos a todo momento, se adaptando às necessidades de cada instante e garantindo que o projeto consiga atender às necessidades do público alvo. Ser ágil é lidar com a instabilidade.

Além disso, como nas metodologias ágeis nós dividimos o projeto em ciclos menores de planejamento e execução, é possível ter maior visibilidade dos resultados, em períodos mais curtos de tempo. Não é necessário esperar até o final de todo o processo para ter certeza – ou não – de que o impacto planejado será alcançado.

2ª Integração 

Quando pensamos em metodologias ágeis, nós saímos da visão tradicional de uma pessoa controlando todas as fases de um projeto e passamos para uma divisão de papéis, responsabilidade e maior autonomia da equipe de projeto. A chave desse novo modo de agir é a integração entre pessoas, papéis, processos e etapas dentro de um mesmo projeto.

Nas metodologias ágeis, a macroestrutura é dividida em equipes multidisciplinares que possuem autonomia para a tomada de certas decisões, se assemelhando mais a um “organismo vivo” do que uma “pirâmide”.

3º Beneficiário (cliente) no centro de tudo 

No ágil, o público-alvo do projeto é o centro de todas as tomadas de decisões e mudanças, com diferentes momentos para planejamento e execução. O relacionamento com o público-alvo do projeto deve ser constante, sem perder de vista o propósito do projeto. 

Assim, existe uma jornada de aprendizado progressivo onde se aprende mais sobre o projeto a medida que se avança em suas etapas. É um processo de aprendizado junto com os beneficiários, quais são suas necessidades e como estão reagindo aos resultados do projeto.

Para finalizar, o intuito desse texto não é fazer com que você mude toda a gestão dos projetos da sua organização para metodologias ágeis de uma vez, mas sim trazer uma nova ótica de como você enxerga a gestão dos projetos que atua hoje em dia. 

Cada projeto tem um contexto e um objetivo, o ágil não é a solução para tudo, mas sim uma nova forma de se pensar a gestão de projetos e de oferecer ferramentas para o gestor de projetos. 

Ser ágil não é algo que acontece da noite para o dia, não é um evento pontual ou uma “mudança de chave” instantânea. Ser ágil é uma jornada de transformação sobre como enxergamos e gerenciamos nossos projetos para conseguir atingir a transformação desejada.

Fonte: Vitor Freitas agente do Círculo de Aceleração Social da Phomenta.

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